Menu
/


www.momsinsttute.com - Contoh Membuat Proposal Sponsorship. Sebuah acara untuk mewujudkannya butuh dana untuk membiayai operasional acara tentu juga mensupport kegiatan hingga berjalan sesuai rencana. Merealisasikan sebuah ide untuk acara butuh sponsor agar ide tersebut tidak banyak membebani peserta. 

Memberikan penawaran sponsor tentu harus memiliki tujuan sama-sama mendapatkan manfaat. Tidak ada yang dirugikan apalagi hilang tanpa kabar dana yang diberikan. Transparansi dana akan membuat pihak sponsorship percaya bahwa kita tim yang jujur. Jika sudah dipercayai besar kecilnya tak akan jadi masalah oleh para pemberi dana atau pihak sponsor. Kita bisa ajukan dana daari pihak lain yang bersifat individu/perorangan, instansi pemerintah, dan perusahaan swasta. Mereka inilah yang disebuat sebagai pihak sponsor atau donator. 


Donatur adalah perorangan/instansi yang bisa disebut sebagai pihak yang memberikan bantuan tanpa ada kerja sama diatas perjanjian apapun dan tidak adanya timbal balik. Biasanya donatur hanya melihat kegiatan yang dilaksanakan dengan baik sehingga patut untuk didukung dengan kerelaan hati memberi bantuan. Walau tidak ada ikatan perjanjian, panitia harus memberikan space juga untuk menginfokan bahwa acara yang berjalan dapat terselenggara dengan adanya donatur. Space ini mau dituliskan di side iklan pada acara, disebutkan oleh moderator/mc, atau ucapan terimakasih pihak EO kepada donatur. 

Selain itu pihak sponsor berbeda dengan donatur, pihak sponsor akan memberikan bantuan dengan bentuk kerjasama yang ada kaitannya dengan promosi atau marketing suatu produk. Sehingga dalam melaksanakan suatu kegiatan yang menggunakan dana sponsor,  akan ada promosi mulai dari logo perusahaan, bendera dan banner bahkan tidak jarang mereka juga menjual produk tertentu.

Hal selanjutnya yang penting setelah mengetahui perbedaan donatur dan pihak sponsor adalah mengajukan penawaran kepada untuk meminta dana dari pihak donatur dan pihak sponsor. Sebagai penyelenggara yang ingin mendapatkan dana acara maka sangat disarankan ketika mengajukan proposal dapat menjelaskan secara rinci yang ditujukan untuk donatur dan secara rinci perjanjian untuk sponsorship.

Yuk kita simak langsung step by step membuat proposal sponsorship :


Cara Membuat Proposal Sponsorship

Berikut ini langkah-langkah membuat proposal sponsorship yang baik dan benar sebagai berikut:

1. Menggunkan bahasa yang sopan, jelas dan lugas untuk proposal serta detail. 


Dalam membuat proposal sponsor, Anda bisa mengunakan bahasa yang jelas, lugas dan sopan. Pilihlah kosakata yang tepat dan jangan banyak kesalahan ketik. Kalimat yang disajikanpun mudah dipahami jangan bertele-tele dalam menyampaikan rencana kegiatan. Karena pihak yang dituju terkadang akan membaca secara scanning dahulu, jika menarik baru dibaca secara kembali jika dirasa acara yang ajukan cocok dengan keinginan perusahaan. Selain itu pihak perusahaan pun sudah banyak mendapatkan pengajuan proposal, jadi buatlah proposal Anda detail dan tidak banyak tanda tanya dari pihak sponsor. Sehingga mereka tak ragu lagi untuk memberikan dana acara. 


2. Proposal Anda berbeda dengan proposal oranglain

Pihak perusahaan telah banyak menerima proposal pengajuan. Isinya hanya terpusat yes or no pemberian dana. Terkadang banyak yang tidak tahu apasaja yang diinginkan pihak sponsor untuk yakin dan jatuh hati pada sponsor Anda. Sebaiknya berikan keunggulan dari proyek Anda. Berikan keyakinan bahwa acara Anda akan membuat pihak sponsor dapat mengenalan brandnya kepada pengunjung. Baik tayangan di display iklan, buka stand, ditanda pengenal bahkan boleh mengirimkan mascot brand untuk hadir dalam acara. Sehingga mereka dapat mengambil keputusan untuk melanjutkan kerjasama dengan Anda. 


3. Berikan kolom khusus apa yang diinginkan sponsor. 

Ketika mengajukan proposal kebanyakan orang sudah mengunci pihak sponsor hanya mendapatkan A, B,C, D saja. Jika Anda ingin berbeda maka tawaran space apa yang diinginkan sponsor. Dengan cara ini proposal Anda menjadi berbeda dan ada peluang terjadi kerjasama berikutnya. Karena jarang sekali yang open perjanjian dengan pihak sponsor. 


4. Profesionalitas dan totalitas pada pihak sponsor


Walau Anda baru memulai EO tida salahnya mematangkan konsep dari dalam. Baca dan belajar pada ahlinya. Jangan Anda belajar dari pengalaman sendiri, karena keberhasilan suksesnya masih tidak dapat diprediksi. Profesional, belajarlah dari ahlinya, lalu ATM yaitu amati, tiru dan ,modifikasi jenis proposalnya. Tiru juga caara tim mereka bekerja, fast respon, aktif dan terus bergerak. 
Totalitas dalam bekerja akan membuat pihak sponsor yakin bahwa Anda dan tim memang dapat dipercayai dan berhak menerima dana acara. 


Format Pembuatan Proposal Sponsorship

Ada bermacam format dalam membuat proposal sponsorship. Berikut ini contoh format permohonan sponsor yang dapat Anda pelajari untuk gambaran proposal sponsorship acara Anda :

1. Halaman Judul / Cover

Halaman judul buatlah bacground putih, sesuaikan font yang memang menjadi pilihan branding Anda. Jika Anda ingin menonjolkan kesan jujur boleh memilih warna biru, ketika Anda ingin menonjolkan kesan menarik pilih warna orange. Warna ini bisa Anda pelajari dahulu dan pilihlah yang sesuai dengan konsep acara.  

2. Latar belakang

Latar belakang dalam sebuah proposal menjadi penilaian pihak sponsor mengapa merea harus memilih acara Anda. Latar belakang yang terdiri dari pendahuluan, isi, dan penutup, menggambarkan sketsa mini acara yang akan Anda selenggarakan. Penjelasan Anda untuk latar belakang ini mengunakan metode umum ke khusus. Sehingga pihak sponsor dapat menyimpulkan acara Anda memang cocok dengan branding mereka. 

3. Tujuan Kegiatan

Tujuan kegiatan acara ini Anda jabarkan lebih spesifik lagi. Semakin jelas tujuan kegiatan dan market yang akan dituju semakin membuka peluang pihak sponsor menyetui proposal Anda. 

4. Nama dan Tema Kegiatan

Untuk meyakinkan pihak sponsor buatlah nama dari kegiatan merupakan gambaran umum, sedangkan tema kegiatan adalah arah tujuan dari nama tersebut. Sehingga pihak sponsor dapat memberikan penilaian acara yang Anda buat cocok untuk produk dan brand awareness piha sponsor.  contohnya :
Nama Kegiatan : Selayang pandang UKM
Tema Kegiatan : Berjuta Karya Untuk Bangsa.

5. Bentuk Kegiatan

Dalam proposal kegiatan acara tertulis lengkap apa saja yang ingin dilakukan, baik berbentuk seminar, worshop, lomba seni, pameran lukisan, dan lainnya. Sehingga pihak sponshor mengetahui kegiatan yang akan berlangsung. Setidaknya acar yang diusung positif  dan tidak menjatuhkan pihak sponsor nantinya. 

6. Peserta

Penyelenggara harus menuliskan minimal dan maksimal peserta. Selain untuk gambaran pihak sponsor dalam menentuan dana yang dipilih untuk mensponsori acara. 

7. Penyelenggara

Dalam proposal tulis juga penyelenggara yaitu pihak dari pelaksana kegiatan tersebut.


8. Jadwal dan lokasi kegiatan

Menyebutkan hari, tanggal, waktu acara dan lokasi dengan jelas. Semua sudah fix dan tidak berupa planning lagi. Jikapun ada sesuatu hal yang tak terduga seperti bencana alam maka hubungi pihak sponsor secepatnya. 


9. Susunan Kegiatan

Beritahu pihak sponsor mulai dari awal hingga akhir acara. Buatlah jadwal keseluruhan acara dengan matang. Contoh :  
Waktu Kegiatan
08.30-08.40 Pembukaan
08.40-09.00 Launching produk
09.00-10.00 Seminar bisnis UKM
10.00-11.00 Seminar membangun online shop
11.00-12.10 Seminar cerdas jadi konsumen
12.10-13.00 Isoma
13.00-14.00 Seminar membangun sosial media
15.00-16.00 Doorprice 
16.00-16.30 Penutup

10. Susunan Panitia

Tulislah susunan panitia mulai dari penanggung jawab/ketua pelaksana, bendahara, dll. Contohnya :

Ketua Pelaksana : Kurnia
Bendahara : Khasanah
Divisi Danus : Ekalia


Divisi Humas dan Publikasi : Ernawatiana
 

Divisi Acara : Furqonita
  Sutisna

Divisi Konsumsi : Risaaulia 
Jaga Stand : Dewisilva
Penerima Tamu : Lia Amrita

11. Rencana Anggaran

Rincian biaya untuk  pelaksanaan acara yang diselenggarakan.

No Uraian Satuan Jumlah
1 Sewa tempat 10.425.000
2 dekorasi   5.000.000
3 Fee pembicara
Mentor UKM
Sosial Media
Trainer website
4 P3K
5 ATK
6 Tanda pengenal panitia
7 Transportasi
8 Makan  peserta dan panitia
Total xxx.000


KONTRAPRESTASI SPONSORSHIP


1. BENEFIT SPONSORSHIP

Promosi Langsung


Dengan bertemu langsung dengan konsumen (masyarakat umum/peserta audience) perusahaan dapat melakukan promo secara langsung sehingga menghemat marketing cost.

Kerjasama yang menguntungkan

Bagi tim penyelenggara mendapatkan kerjasama dengan perusahaan/lembaga/instansi pemerintah akan membantu kelancaran dan kesuksesan acara. Bagi perusahaan dengan adanya acara ini, mendapatkan benefit menanamkan brand image serta mempromosikan produk. 

Media Publikasi

Media publikasi melalui berbagai alternative media yaitu landing page, Fanspage resmi, Instagram, Channel, Group FB, Twitter, FB Adsens, backdrop, dll.

Corporate Social Responsibilty

Perusahaan secara proaktif berpartisipasi dalam pembentukan generasi yang memiliki apresiasi terhadap kegiatan acara.

2. BAGAN KONTRIBUSI SPONSOR

Dari rangkaian acara hingga total pengeluaran untuk acara maka kami menawarkan 3 Paket Sponsorship Utama :
Sponsor platinum 
Sponsor Gold
Sponsor Silver


3. BENTUK KONTRAPRESTASI
Keterangan Sponsor Platinum Sponsor Gold Sponsor Silver
Backdrop 50% 20% 15%
Spanduk 50% 20% 15%
Banner Sosmed 50% 20% 15%
Startkit, tanda pengenal panitia&peserta
50% 20% 15%

Keterangan : *) dari luas kolom sponsor


Penawaran kerjasama juga bisa dilengkapi dengan surat perjanjian. untuk menawarkan kerja sama. Bisa kita bagi menjadi beberapa jenis sponsor yaitu:
Sponsor Tunggal adalah sponsor yang menjadi pihak yang membiayai 100% kegiatan.
Sponsor Non Tunggal terdiri dari sebagai berikut:

Sponsor Utama : Sponsor memberikan kontribusi terbesar untuk pendanaan.
Sponsor Madya : Sponsor memberikan dana lebih kecil dari sponsor utama.
Sponsor Partisipan : Sponsor memberikan modal sangat kecil.

Adapun contoh acara dalam kegiatan Jumpa Penulis dimana pihak penyelenggara mempunyai kempensasi untuk beberapa kompensasi dari sponsor tunggal seperti :


1. Sponsor Utama

Sponsor utama adalah perusahaan atau  instansi pribadi yang sanggup menanggung biaya sponsorhip  Rp.xx.000.000,-. Keuntungan yang didapatkan adalah:
Nama sponsor masuk title acara
Nama sponsor tertera di starket kit peserta,tanda pengenal peserta,dan tanda pengenal panitia
Iklan sponsor di putar saat peserta registrasi dan istirahat


2. Sponsor Madya

Sponsor Madya adalah perusahaan atau instansi yang sanggup menanggumg biaya sponsorhip sebesar Rp. xx.000.000,- . Keuntungan yang di dapat adalah:
Nama sponsor tertera di starket kit peserta,tanda pengenal peserta dan tanda pengenal panitia
Iklan sponsor di putar saat peserta registrasi


3. Sponsor partisipan

Sponsor partisipan adalah perusahaan atau instansi yang sanggup menanggung biaya sponsorship sebesar Rp.xx.000.000,- . Keuntungan yang di dapat adalah:
Nama sponsor tertera di starter kit peserta,tanda pengenal peserta dan tanda pengenal panitia.


KESEPAKATAN SPONSORSHIP


Kesepakatan Penempelan logo / nama perusahaan
Pengaturan dan penempatan mdia promosi adalah wewenang panitia dengan konfirmasi dari sponsor. Sponsor menyerahkan logo/nama perusahaan kepada panitia. 

Tata Cara Pembayaran
1. Memilih paket sponsorship yang ditawarkan
2. Mengisi surat perjanjian kontrak dan menandatangainya di atas materai
3. Melaksanakan pembayaran dengann cara transfer ke Bank XX atas nama XXXX No rekening : XXXXX cabang : 


12. Penutup
Penutup berisi kesimpulan serta ucapan terimakasih untuk para calon sponsor.

Semoga acara yang Anda dan tim rencanaan dapat terwujud dan mendapatkan sponsor. Dalam menekuni hobi yang kini Anda jadikan bisnis modal utama adalah keberanian mencoba, bergerak atau action, tanpa action sebesar apapun niat dan impian Anda semua tidak akan pernah terwujud. Bangun networking seluas-luasnya karena di sana lah Anda akan bertemu berbagai mitra, audien, calon pelanggan dan juga branding diri Anda dimulai. Let’s action….




Salam Inspirasi 




3 comments

Salah satu permulaan untuk membuat event dari sini,nice share.

Reply

Iya sebelum event mantapkan dahulu penyusunan proposal, panitia, dllnya.

Reply

Ini yang dicari-cari makasih ya artikelnya bermanfaat sekali. Lagi mau bikin acara juga.

Reply

Powered by Blogger.